20+ năm đồng hành cùng các tập đoàn đa quốc gia đã dạy chúng tôi điều gì
Năm bài học từ thực tế, đúc kết từ hai thập kỷ triển khai nhân sự và tính lương trong khu vực.
Đồng hành cùng các tổ chức đa quốc gia khi nhân sự và tính lương ngày càng phức tạp qua biên giới.
Humanica Group hiện diện tại Thái Lan, Indonesia, Singapore, Malaysia, Philippines và Việt Nam.
Những điều chúng tôi học được khi giải quyết cùng một bài toán ở nhiều ngành và nhiều quốc gia.
Nơi sự phức tạp bắt đầu
Hai mươi năm đồng hành cùng các tổ chức đa quốc gia cho chúng tôi thấy nhân sự và tính lương ngày càng phức tạp khi doanh nghiệp mở rộng qua biên giới. Vấn đề hiếm khi chỉ là quản lý một lực lượng lao động đông hơn. Thường thì đó là việc xoay xở giữa các quy định, yêu cầu tính lương và tuân thủ địa phương khác nhau ở nhiều thị trường.
Trên hành trình đó, chúng tôi nhận ra công nghệ nhân sự thành công không được định nghĩa bằng danh sách tính năng dài nhất. Nó được xây trên sự linh hoạt, chuyên môn địa phương và khả năng thích ứng khi doanh nghiệp và quy định thay đổi.
Quan trọng nhất, chúng tôi học được rằng kinh nghiệm có giá trị. Sau hơn hai thập kỷ giải quyết những thách thức giống nhau ở nhiều ngành và nhiều quốc gia, bạn bắt đầu nhận ra sự phức tạp thường phát sinh ở đâu, và cách giúp tổ chức đi trước một bước.
Những trải nghiệm này định hình không chỉ giải pháp của chúng tôi, mà cả cách chúng tôi đồng hành cùng khách hàng.
Năm bài học chính chúng tôi rút ra từ thực tế
Độ phức tạp của nhân sự tăng nhanh hơn số lượng nhân viên.
Độ phức tạp hiếm khi tăng tỷ lệ thuận với số nhân viên. Mỗi pháp nhân hay thị trường mới thường kéo theo các ngoại lệ nhanh hơn mức mà riêng quy mô nhân sự có thể gợi ý.
Một công ty mở rộng từ một lên ba quốc gia không chỉ có khối lượng công việc nhân sự tăng gấp ba. Mỗi pháp nhân mới mang theo kỳ lương, khoản đóng góp theo luật, quy định nghỉ phép và quy trình phê duyệt riêng, và mọi ngoại lệ đều phải có nơi để lưu giữ.
Khi các ngoại lệ ấy nằm rải rác trong bảng tính và nhiều hệ thống tách rời, bộ phận nhân sự trở thành “lớp tích hợp bằng tay”, đối soát dữ liệu trước mỗi kỳ chốt. Vì vậy Cadena HRM Series 5 bắt đầu từ Core HR: một hồ sơ nhân viên duy nhất làm nền cho mọi quy trình khác, từ chấm công đến tính lương.
Nhất quán toàn cầu và tuân thủ địa phương phải đi cùng nhau.
Chúng tôi từng thấy nhiều tổ chức mặc định dùng một mẫu toàn cầu duy nhất, rồi nhận ra việc tuân thủ đổ vỡ ở cấp địa phương. Những tổ chức thành công coi sự khác biệt địa phương là một yêu cầu thiết kế ngay từ đầu.
Chuẩn hóa mọi thứ giúp trụ sở có báo cáo gọn gàng nhưng để lại bài toán tuân thủ cho đội ngũ địa phương. Tùy biến mọi thứ giúp từng thị trường có điều mình cần nhưng trụ sở mất khả năng quan sát.
Các tổ chức làm tốt quyết định sớm điều gì cần nhất quán (dữ liệu, định nghĩa, kiểm soát) và điều gì phải giữ riêng theo địa phương (quy định pháp luật, khoản thu nhập, định dạng báo cáo). Đó là tư duy đằng sau việc hỗ trợ tính lương trong nước và toàn cầu trong một hệ sinh thái, với đội ngũ của Humanica Group tại sáu thị trường châu Á.
Sự linh hoạt quan trọng hơn việc có hàng trăm tính năng.
Qua các thị trường chúng tôi từng làm việc, số lượng tính năng hiếm khi quyết định thành công. Điều quan trọng là hệ thống có thể uốn theo cách một đội ngũ đang vận hành hay không.
Một danh sách tính năng dài rất dễ so sánh trên bảng tính, nhưng khó sống cùng. Điều đội ngũ thực sự cảm nhận là hệ thống có khớp với cách họ đang xếp ca, ghi nhận thời gian, duyệt nghỉ phép và chi trả phụ cấp hay không, và có thay đổi được khi doanh nghiệp hay quy định thay đổi hay không.
Vì vậy, trong mỗi dự án chúng tôi bắt đầu từ cách đội ngũ đang làm việc hôm nay, chứ không phải từ một buổi giới thiệu mọi phân hệ.
Kinh nghiệm tạo nên niềm tin vượt ra ngoài danh sách tính năng.
Một buổi demo có thể cho thấy hệ thống làm được gì trong một giờ. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, niềm tin đến từ việc đã gặp cùng một vấn đề đủ nhiều lần để biết nó thường vỡ ở đâu.
Sau đủ nhiều lần triển khai, các mô hình lặp lại: những ngoại lệ chưa từng được ghi chép, dữ liệu nằm ở quá nhiều nơi, những quy trình phê duyệt chỉ chạy được vì có một người nhớ.
Biết chúng thường xuất hiện ở đâu giúp chúng tôi nêu ra từ buổi workshop đầu tiên thay vì tuần cuối trước khi vận hành chính thức. Sự nhìn xa đó là điều hai thập kỷ làm nhân sự và tính lương trong khu vực mang lại cho khách hàng, và là điều một buổi demo không làm được.
Công nghệ nhân sự tốt khiến sự phức tạp trở nên đơn giản.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, dấu hiệu rõ nhất của một hệ thống hoạt động tốt là mọi người thôi nghĩ về nó. Đó là sự chuyển biến chúng tôi hướng tới trong mỗi lần triển khai.
Đơn giản không có nghĩa là ít khả năng hơn. Đó là sự phức tạp được hệ thống hấp thụ, để nhân viên tự xem số ngày phép mà không cần hỏi nhân sự, quản lý duyệt chỉ với vài thao tác, và bộ phận nhân sự chốt tháng mà không phải làm đến khuya.
Với đội ngũ nhân sự, giá trị thật là thời gian: thời gian dành cho tuyển dụng, phát triển con người và đóng vai trò đối tác chiến lược của doanh nghiệp.
Từ bài học đến sản phẩm
Bài học chỉ có ý nghĩa khi nó thay đổi cách sản phẩm được xây dựng và cách dự án được vận hành. Đây là cách năm bài học ấy hiện diện trong Cadena HRM Series 5.
Một mối quan hệ đối tác xây trên kinh nghiệm
Những điều đã học định hình cách chúng tôi làm việc cùng khách hàng: lắng nghe trước, coi khác biệt địa phương là yêu cầu thiết kế, và ở gần khi doanh nghiệp và quy định thay đổi.
Nếu tổ chức của bạn đang mở rộng qua nhiều thị trường, chúng tôi rất sẵn lòng trao đổi. Tìm hiểu thêm tại cadena-hrmseries.com.